Jak wystawić pierwszą fakturę?

Właśnie zdobyłeś pierwszego klienta? Gratulujemy! Teraz musisz wystawić fakturę za wykonane usługi i wysłać ją do klienta. Nie wiesz, jakie dane powinna zawierać norweska faktura? Boisz się, że się pomylisz? A co zrobisz, jeśli Twój klient nie będzie chciał zapłacić? Specjalnie dla naszych czytelników firma Quali przygotowała dokładne informacje na temat:

• jaki program wybrać do wystawiania faktur?
• jakie dane powinna zawierać norweska faktura?
• jak numerować faktury?
• co zrobić, gdy źle wystawisz fakturę?
• jak postępować w przypadku braku wpłaty za fakturę od klienta?

Program do wystawiania faktur

Najbardziej znanym DARMOWYM programem do wystawiania norweskich faktur, który dostępny jest na stronie internetowej w języku polskim, jest program FakturaSolid. Program jest prosty w obsłudze, ma interfejs w języku polskim i automatycznie tłumaczy wykonane usługi dla klienta. Można w nich wystawiać faktury dla wszystkich typów przedsiębiorstw (ENK, NUF, AS, DA etc.) z każdą dostępną na norweskim rynku stawką podatku VAT (bez VAT, 10 proc., 15 proc., 25 proc.). Elektroniczna faktura jest dostępna dla kontrahenta od razu po jej wystawieniu.

Dobrymi opiniami cieszy się również program WinVask i mamut o norweskim interfejsie.

Jakie dane powinna zawierać norweska faktura?

• Numer faktury. Powinien znajdować się na górze dokumentu. Bardzo ważna jest kolejność numeracji, która bezwzględnie powinna być zachowana.
• Numer organizacyjny przedsiębiorstwa. Numer składa się z 9 cyfr. Jeśli firma jest płatnikiem VAT, na końcu należy napisać „MVA”.
• Data wystawienia faktury. Jest to kolejny ważny element dokumentu, który wskazuje na okres, którego faktura dotyczy.
• Data płatności faktury. Data ta służy do kontroli przepływów pieniężnych przez przedsiębiorcę. Gdy klient opóźnia wpłatę, można wysłać przypomnienie (purring), a gdy to nie przynosi efektów – wezwanie do zapłaty (inkassovarsel). Kolejnym krokiem jest kontakt z firmą windykacyjną.
• Dane sprzedawcy. Na dokumencie powinna znaleźć się informacja o przedsiębiorstwie wystawiającym fakturę, czyli nazwa firmy, adres. Możesz też dodać swoje logo.
• Dane nabywcy. W przeciwieństwie do rachunku (paragonu), faktura jest dokumentem imiennym, ukazującym drugą stronę transakcji.
• Opis usługi/towaru – powinien być dość dokładny.
• Cena – w przypadku płatników VAT należy oddzielnie zapisać cenę netto i kwotę VAT.
• Numer konta bankowego – klient powinien znać numer konta, na jaki ma przelać opłatę za towar/usługę. W przypadku obrotów gotówką należy prowadzić kasę i sporządzać raporty kasowe.
• Informacje dodatkowe – może to być np. numer KID wystawiającego dokument, numer klienta.

Każdy przedsiębiorca powinien dbać o porządek w fakturach i prawidłowo je wystawiać. Podczas kontroli urzędu podatkowego faktury sprawdzane są w pierwszej kolejności. Nieporządek w tych dokumentach sugeruje urzędowi próbę oszustwa (np. niepłacenie podatków).

Jak numerować faktury?

Numeracja faktur powinna zostać zachowana w odpowiedniej kolejności. Faktury numeruje się w porządku, bez znaczenia czy rozpoczął się nowy rok, czy nie. Jeśli ostatnia faktura ubiegłego roku ma numer n, to pierwsza faktura ze stycznia musi mieć numer n+1.

Błędnie wystawiona faktura

Jeśli któraś z faktur zostanie błędnie wystawiona, np. z nieprawidłową datą płatności, należy wystawić kreditnotę (fakturę kredytującą) najlepiej z datą wystawienia błędnej faktury, żeby podatek VAT liczył się do tego samego okresu rozliczeniowego. Kreditnoty, podobnie jak faktury, również numeruje się w kolejności.

Wielu przedsiębiorców, niestety, zmaga się z klientami, którzy nie płacą faktur w terminie. Zwlekają z zapłatą, mimo licznych przypomnień, nie reagują na maile i telefony. Co robić w takiej sytuacji?

Brak płatności za fakturę w terminie?

W przypadku braku płatności za fakturę wystawioną dla klienta należy przede wszystkim ocenić, czy jest szansa na odebranie długu od klienta. Jeśli klient zwleka z uregulowaniem płatności, ale jest szansa, że zapłaci potem,  można poczekać, ale trzeba pamiętać, że za taką fakturę również trzeba zapłacić podatki.

Jeśli nie ma szans, że klient zapłaci:

• kredytuje się tę fv i nie płaci za nią podatków, ale jednocześnie nie może się ubiegać o zapłatę od klienta, gdyż po skredytowaniu przyjmuje się, że klient nie ma zobowiązań

lub

• nie kredytuje się tej fv. Wysyła mailem (z potwierdzeniem odbioru) lub pocztą vasle/purringi. Jeśli to nie zadziała może skorzystać z pomocy firmy windykacyjnej. W takim przypadku płaci się podatki za taką  fakturę. Po około pół roku po wysłaniu kilku purringów/vasli i próbach kontaktu (udokumentowanych) z klientem, nie otrzyma się pieniędzy, można ubiegać się o zwrot podatków. Trzeba wykazać przed urzędem, że nie otrzyma się tej płatności, wtedy urząd zwraca podatki z tytułu tej faktury, a jednocześnie ściga tego klienta (np. robi mu kontrole). W przypadku bankructwa klienta – sprawa jest uzasadniona. 

Kiedy wysyła się purring, a kiedy inkassovarsel?

Według norweskiego prawa wysyłanie upomnień (purring) nie jest obowiązkowe. Obligatoryjnie trzeba jednak wysłać dłużnikowi inkassovarsel, zanim sprawa zostanie skierowana do firmy windykacyjnej lub na drogę sądową. Wierzyciel ma do wyboru dwie możliwości:

• może wysłać dłużnikowi purring, a następnie inkassovarsel

albo

• może po upływie 14 dni od terminu zapłaty wysłać inkassovarsel.

Purring

Po upływie terminu wysyła się purring. Przepisy nie określają maksymalnej liczby upomnień, którą można wysłać do dłużnika. Do kwoty długu można doliczyć opłaty za nieuregulowanie należności w terminie (purrebegyr), jednak w pierwszym purringu nie nalicza się opłaty purrebegyr.

Inkassovarsal

Jest to wezwanie do zapłaty, które jest jednocześnie ostrzeżeniem przed wszczęciem postępowania. Zanim nieopłacona faktura zostanie przekazana do firmy windykacyjnej, wierzyciel musi wysłać do dłużnika inkassovarsel (na wezwaniu musi być wyraźna informacja, że dokument ten to inkassovarsel!). Oprócz tego konieczne jest podanie terminu zapłaty wierzytelności (co najmniej 14 dni od doręczenia wezwania) oraz łącznej sumy długu.

Do inkassovarsel może być doliczana opłata purrebegyr za nieuregulowanie należności w terminie. Od 01.01.2016r. opłata ta może maksymalnie wynieść 67 NOK. Jeśli dłużnik nie ureguluje należności w ciągu 14 dni od otrzymania inkassovarsel (ostrzeżenia), to wierzyciel ma prawo rozpocząć procedurę inkasso (windykacji). Można ją rozpocząć samodzielnie lub zlecić firmie windykacyjnej albo adwokatowi.

Betalingsoppfordring

Kiedy wierzytelność zostanie przekazana do windykacji, dłużnikowi należy wysłać betalingsoppfordring, czyli żądanie uregulowania płatności. Dłużnik musi dostać co najmniej 14 dni na uregulowanie płatności. Betalingsoppfordring może zostać wysłane najwcześniej 14 dni po wysłaniu inkassovarsel.

Betalingsoppfordring powinno zawierać informację:

– o nazwie firmy lub nazwisku wierzyciela,

– o sprawie, której dotyczy,

– o wysokości długu wraz odsetkami i opłatami purrebegyr,

– o opłatach za ewentualną zwłokę,

– o konsekwencjach wynikających z braku płatności.

Maksymalna opłata za betalingsoppfordring wynosi od 01.01.2016r. 201NOK.

Autor: Aleksandra z Quali.